KLARIFIKASI & GIVE AWAY

Pengertian Administrasi Perkantoran Secara Umum

 

Secara umum Pengertian Administrasi Perkantoran adalah suatu kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau manajer kantor.

Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara sistematis dan teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran - Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan saranan fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah sebagai berikut...

1. Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut..

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari

1). Perencanaan gedung
2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi dan telekomuniktasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi

§  Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan 

§  Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan

§  Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut. 

§  Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

§  Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

§  Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan 

§  Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

§  Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan agar sedianya dapat berjalan lancar. 

§  Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan.

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:

§  Penggunaan peralatan dan perabot kantor

§  Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

§  Kualitas pekerjaan kantor 

§  Pelayanan kantor 

§  Waktu

§  Biaya perkantoran

2. Saranan dan Fasilitas Kerja Kantoran
Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang terdapat kegiatan tata usaha atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas lainnya. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti:
a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor adalah sebagai berikut..

§  Keamanan 

§  Lingkungan

§  Harga

b. Gedung

Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung adalah sebagai berikut.. 

§  Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

§  Gedung memiliki fasilitas yang memadai

§  Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya. 

c. Peralatan
Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut..
1). Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, yang memiliki peranan penting dalam kantor.
2). Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior
Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.

e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki perbedaan dengan tata usaha perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya berikut karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran...
a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.
b. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.
c. Hasil akhirnya berupa informasi
Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.
d. Bersifat memudahkan
Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.
e. Bersifat pengetikan dan penghitungan
Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik 
f. Dilakukan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki beberapa unsur-unsur antara lain sebagai berikut...

§  Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu. 

§  Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik. 

§  Komunikasi, adalah kegiatan yang menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun yang nonformal. 

§  Informasi adalah kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai informasi. 

§  Personalia, ialah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja

§  Keuangan, adalah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus yang dipertanggungjawaban penggunaan dana.

§  Perbekalan, adalah kegiatan yang merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penggunaan peralatan kerja. 

§  Humas, ialah kegiatan yang menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar perusahaan. 

Tujaun Administrasi Perkantoran

Tujuan Administrasi Perkantoran - Umumnya, administrasi perkantoran merupakan pekerjaan kantor yang bertujuan menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam kegiatan kantor. Tujuan-tujuan administrasi perkantoran adalah sebagai berikut...
a. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan.
b. Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan.
c. Mengolah, yaitu kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna
d. Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat.
e. Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya. 
f. Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan alat dalam suatu tempat yang aman.

DAFTAR PUSTAKA 

https://pengertian-secara-umum.blogspot.co.id/2017/11/pengertian-administrasi-perkantoran.html

Memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran

1. Pengertian administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagipihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha.

Pengertian administrasi  dalam arti luas administrasi adalahkegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

1. Pengertian:
1. Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.
3. Administrasi perkantoran ataumanajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengaturdan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

1. Unsur administrasi menurut The Liang Gie:

a. Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.
b.  Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.
c.   Tata Hubungan
Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.
d.  Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
e.   Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
f.   Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama.
g.   Tata Usaha
Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
h.  Perwakilan
Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

1. Fungsi administrasi dalam perkantoran:
   a. Fungsi Rutin

Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
b.  Fungsi Teknis
Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.
c.  Fungsi Analisis
Fungsi analisis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian barang.

1. Tujuan Kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.
2. Fungsi kantor:
1. Menerima Informasi

Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan
telepon, pesanan, faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis. Selain menerima
informasi yang masuk, kantor pun berfungsi memperoleh informasi lebih lanjut yang
mungkin diminta oleh manajemen.

1. Merekam Informasi

Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan
apabila manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan
hukum atau sebagai alat bukti. Selain itu, rekaman juga disimpan untuk memenuhi
kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.

1. Mengatur Informasi

Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut
dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya, laporan
dari suatu kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara jelas dan dapat
terbaca dengan baik. Laporan tersebut tentunya dibuat oleh pihak yang memanfaatkan
informasi atau data yang telah diatur dengan sistematis di kantor.
d.    Memberi Informasi
Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila       pihak manajemen meminta informasi, kantor memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan. Sebagian informasi yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus/insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.
e.   Melindungi Aset/Harta
Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta. Segala bentuk informasi
atau data yang diterima kantor merupakan aset atau harta yang dimiliki kantor tersebut.
Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya apabila hanya dibatasi pada menerima, merekam, mengatur, dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta,(informasi atau data), baik tempat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar-benar digunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

1. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatankegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC.
2. Sarana dan fasilitas kerja perkantoran:
1. Lokasi kantor
2. Gedung
3. Peralatan
4. Interior
5. Mesin-mesin kantor
6. Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi:
1. Kantor: faktor keamanan, faktor lingkungan, dan faktor harga.
2. Gedung:

1)         Gedung menjamin keamanandan kesehatan karyawan.
2)         Gedung memiliki sasilitas yang memadai.
3)         Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan).

1. Peralatan:

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut.
1)         Perabotan kantor (office furniture): memilih perabotan kantor seperti meja, kursi, rak, laci-laci, yang tepat guna yang sesuai dengan kebutuhan kantor dan dapat menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif.
2)          Perbekalan kantor (office supplies), memilih perbekalan kantor seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus, dan peralatan habis pakai lainnya yang berkualitas.

1. Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam

ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor yang berkualitas.

1. Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin
kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja,
dan kebutuhan kantor.

1. Ruang lingkup administrasi perkantoran:
1.  Kegiatan kantor
2. Sarana dan fasilitas kerja perkantoran

1.  
1.  
1. Menurut J. William Schulze, organisasi adalah suatu penggabungan dari orangorang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertaliandengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.
2. Tiga ciri-ciri organisasi:
3. Dalam organisasi terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih).
4. Dalam organisasi ada kerja sama.
5. Dalam organisasi ada tujuan bersama.
1. Prinsip-prinsip organisasi:
2. Prinsip Perumusan Tujuan

Sebelum membuat suatu organisasi/badan, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan tujuan dari dibentuknya organisasi/badan tersebut. Tujuan ini harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh organisasi tersebut.

1. Prinsip Pembagian Kerja

Dalam pelaksanaan kegiatan, organisasi harus melakukan pembagian tugas/kerja untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja.

1. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/wewenang untuk
melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawabannya.

1. Prinsip Tingkat Pengawasan

Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan, harus dipastikan dengan selalu menjalankan sistem pengawasan, karena tanpa adanya pengawasan tidak mungkin suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penyusunan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan.

1. Prinsip Rentang Manajemen

Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan secara optimal.

1. Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan. Dari atasan tersebutlah ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

1. Prinsip Koordinasi

Prinsip koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit-unit kerja terkadang tanpa disadari timbul kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerja sama.

1. Bentuk-bentuk organisasi:
2. Organisasi Garis/Lini

Pada bentuk organisasi garis/lini, organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan. Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi. Masing-masing pemimpin unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh terhadap bidang kerja unitnya. Semua karyawan pada unit tersebut menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit dan langsung mempertanggungjawabkannya kepada pimpinan unit.

1. Organisasi Garis dan Staf

Pada bentuk organisasi garis dan staf, pimpinan organisasi mengangkat tenaga staf untuk membantu pelaksanaan semua pekerjaan yang sangat luas. Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus, tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi.

1. Organisasi Fungsional

Pada bentuk organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin, tetapi sulit untuk melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan).

1. Kelebihan dan kekurangan bentuk organisasi garis/lini:

Kelebihan bentuk organisasi garis/lini, antara lain:

1. kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan,
2. proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat,
3. rasa kesetiakawanan antarkaryawan lebih tinggi karena lebih saling kenal.

Kekurangan bentuk organisasi garis/lini, antara lain:

1. seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut,
2. biasanya pimpinan lebih cenderung bersifat otoriter,
3. karyawan lebih sulit untuk berkembang.
4. Kelebihan dan kekurangan bentuk organisasi fungsional:

Kelebihan bentuk organisasi fungsional, antara lain:

1. pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas,
2. spesialisasi karyawan dapat lebih dikembangkan,
3. spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya.

Kekurangan bentuk organisasi fungsional, antara lain:

1. Sulit untuk melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) karena para karyawan telah

terspesialisasi,

1. Para karyawan yang merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama dan lebih

mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi,

1. Tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.
2. kelebihan dan kekurangan organisasi garis dan staf

Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain:

1. Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli,
2. Cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas,
3. Lebih mudah untuk menerapkan ”The right man on the right place”.

Kekurangan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain:

1. Kesetiakawanan antarkaryawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah

Karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal,

1. Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi.
2. Gambar struktur organisasi garis/lini:

Gambar struktur organisasi fungsional:

Gambar struktur organisasi garis dan staf:

1. Menurut George R. Terry, pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.
2. Fungsi pekerjaan kantor:
1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.

1. Pekerjaan kantor adalah pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan. Dengan perkataan lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/perusahaan dari mulai pucuk pimpinan tertinggi hingga tingkatan terendah.
2. Pekerjaan kantor yang bersifat pelayanan maksudnya, yaitu pekerjaan kantor berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan/tugas pokok tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien. Dalam suatu perusahaan, pekerjaan kantor memang tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan, tetapi pekerjaan kantor sangat membantu dan menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.
3. Jenis-jenis pekerjaan kantor:
1. Menghimpun

Pekerjaan menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan di mana-mana sehingga siap dipergunakan ketika diperlukan. Contohnya, mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

1. Mencatat

Pekerjaan mencatat merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim, dan disimpan. Contohnya,
membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media.

1. Mengolah

Pekerjaan mengolah merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan
informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna. Contohnya, membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, dan membuat laporan keuangan.

1. Menggandakan

Pekerjaan menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai
cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Contohnya, memfotokopi surat, mencetak
informasi dengan printer atau risograph.

1. Mengirim

Pekerjaan mengirim merupakan kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara
dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Contohnya, mengirim surat ke luar melalui pos,
mendistribusikan informasi, mengirim surat melalui faksimile, dan mengirim informasi dengan e-mail.

1. Menyimpan

Pekerjaan menyimpan merupakan kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara
dan alat di tempat tertentu yang aman. Contohnya, menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer, dan menyusun buku di perpustakaan.

1. Melakukan komunikasi

Pekerjaan melakukan komunikasi merupakan kegiatan melakukan pengiriman ide atau gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat
respon dari penerima pesan. Contohnya, bertelepon, melakukan korespondensi, chatting, dan teleconference.

1. Menghitung

Pekerjaan menghitung merupakan kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka. Contohnya, menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan, dan
menghitung jumlah sarana dan prasarana.

1. Ciri-ciri pekerjaan kantor:
1. Bersifat pelayanan
2. Bersifat terbuka dan luas
3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi
4. Hasil dari jasa pekerjaan kantor:
1. Surat, yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. Surat merupakan produk atau hasil dari adanya kegiatan berkomunikasi,pengetikan, penggandaan,dan pengiriman.
2. Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis.
3. Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang di dalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.
4. Dokumen tertulis, antara lain tabel, peta, grafik, gambar, buku, atau paper.
5. Langkah-langkah membuat laporan:
1. Menentukan permasalahan yang akan dilaporkan.
2. Mengumpulkan bahan, data, dan fakta.
3. Mengklasifikasi data.
4. Mengevaluasi dan mengolah data.
5. Membuat kerangka laporan.

Kerangka laporan terdiri dari:
1)      Pendahuluan, berisi:

• maksud dan tujuan dari laporan,
• masalah pokok yang dilaporkan, dan
• sistematika laporan.

2)      Batang tubuh, berisi:

• data dan fakta pelaksanaan kegiatan,
• kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan,
• masalah yang terjadi, dan
• pembahasan masalah.

3)      Penutup, berisi:

• kesimpulan, dan
• saran

4)      Lampiran pendukung/portofolio.

1. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir:
1. Laporan yang dibuat harus jelas dan cermat.
2. Laporan harus mengandung kebenaran dan objektivitas.
3. Laporan harus lengkap.
4. Laporan harus tegas dan konsisten.
5. Laporan harus langsung mengenai sasaran.
6. Laporan harus disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat.
7. Laporan sebaiknya disertai dengan saran-saran.
8. Laporan harus dibuat tepat waktu.
9. Keuntungan membuat formulir:
1. Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal

penggunaan kertas.

1. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan.
2. Adanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan.
3. Mengurangi kegiatan fotokopi.
4. Jenis-jenis laporan

a.     Laporan berdasarkan waktu
1)  Laporan berkala/periodik
Laporan berkala, yaitu laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam  jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh: laporan kehadiran karyawan setiap bulan.
2)    Laporan insidental
Laporan insidental, yaitu laporan yang dibuat apabila diperlukan.
b.     Laporan berdasarkan bentuk
1)  Laporan berbentuk surat
Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk
surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: Laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah.
2)    Laporan berbentuk naskah
Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan disampaikan dalam bentuk naskah,
baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau
notulen rapat.
3)    Laporan berbentuk memo
Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang ditulis menggunakan memo.
Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern, dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

c.    Laporan berdasarkan penyampaian
1)  Laporan lisan
Laporan lisan adalah laporan yang disampaikan secara langsung.
2)    Laporan tertulis
Laporan tertulis adalah laporan yang disampaikan secara tertulis. Misalnya surat, naskah, dan memo.
3)    Laporan visual
Laporan visual adalah laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Misalnya
disampaikan dengan menggunakan media presentasi (power point).
d.     Laporan berdasarkan sifat
1)  Laporan biasa
Laporan biasa adalah laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga iika laporan terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulkan dampak yang negatif.
2)    Laporan penting
Laporan penting adalah laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.
e.    Laporan berdasarkan isinya
1)  Laporan informatif
Laporan informatif adalah laporan yang hanya berisi informasi saja.
2)    Laporan rekomendasi
Laporan rekomendasi adalah laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut.
3)    Laporan analisa
Laporan analisa adalah laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam.
4)    Laporan kelayakan
Laporan kelayakan adalah laporan yang berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik.
5)    Laporan pertanggungjawaban
Laporan pertanggungjawaban adalah laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

1.   Pekerjaan-pekerjaan kantor menurut George R. Terry:
2. Typing (mengetik)                              = 24,6%
3. Calculating (menghitung)                                = 19,5%
4. Checking (memeriksa)                      = 12,3%
5. Filling (menyimpan)                           = 10,2%
6. Telephoning (menelepon)                               =   8,8%
7. Duplicating (menggandakan)        =   6,4%
8. Mailing (persuratan)                          =   5,5%
9. Other (lain-lain)                                    = 12,7%

Total                                                             100 %

DAFTAR PUSTAKA

https://iraperkantoran.wordpress.com/2014/05/01/prinsip-ap/