ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

A. Pengertian Sarana dan Prasarana

Menurut KBBI, sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan;alat;media; syarat; upaya.

Menurut KBBI, prasarana adalahsegala sesuatu yang merupakan penunjang uama terselenggaranya suatu proses.

Secara umum, sarana dan prasarana adalah alat penunjang keberhaslan suatu proses upaya yang dilakukan didalam pelayanan pulik.

Dalam kata lain Sarana Dan Prasarana merupakan seperangkat alat yan digunakan dalam suatu proses kegiatan baik alat tersebut merupakan peralatan pembantu maupun peralatan utama, yang keduanya berfungsi untuk mewujudkan ujuan yang hendak dicapai.

B. Proses Administrasi Sarana Dan Prasarana meliputi 5 hal, yaitu:

1. Penentuan kebutuhan

Penentuan kebutuhan yaitu malaksanakan analisis kebuuhan, analisi anggaran dan penyeleksian sarana dan prasarana. Sebelum mengadakan alat-alat tertentu, berikut adalah prosedur analisis kebutuhan berdasarkan kepentingannya:

Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak

Barang bergerak terbagi menjadi dua klasifikasi yaitu:

Barang habis pakai, Direncanakan dengan urutan sebagai berikut :

a)Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan yang akan dilaksanakan.

b)Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan.

c) Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

Barang tak habis pakai, direncanakan dengan urutan sebagai berikut :

a)Menganalisis dan menyusun keperluan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperlihatikan perlengkapan yang masih ada adan dan masih dapat dipakai.

b)Memprkirakan biaya perlengkapan yang direncanakan dengan memperhatikan standard yang telah ditentukan.

c)Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyususn rencana pengadaan tahunan.

Penentuan Kebutuhan Barang Tidak bergerak

Pengadaan barang tidak bergerak meliputi pengadaan tanah dan bangunan, direncanakan dengan urutan sebagai berikut:

a) Pengadaan survei tentang keperluan bangunan yan akan direnovasi dengan maksud untuk memperoleh data mengenai Fungsi bangunan, struktur organisasi, jumlah pemakai dan jumlah alat dan perabot yang akan ditempatkan.

b) Pengadaan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.

c) Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku didaerah bersangkutan.

d)Menusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan anggaran yang disediakan setiap tahun dengan memperhatikan skala prioritas yang tlah ditetapkan sesuai dengan kebijakan departemen.

e)Perhitungan Kebutuhan Ruangan

f)Menghitung kebutuhan ruang kerja harus memperhatikn tambahan karyawan yang diperkirakan akan ditampug pada mas yang akan datang.

2. Pengadaan Sarana Dan Prasarana

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan upaya merealisasikan rencana kebutuhan pengadaan perlengkapan yang telah disusun sebelumnya. Pengadaan tersebut antara lain:

Pengadaan buku alat perabot dilakukan dengan cara membeli, menerbitkan sendiri dan menerima bantuan/hibah/hadiah dari orang lain.

Pengadaan bangunan, dapat dilaksanakn dengan cara :

a)Membangun bangunan baru,

b)Membeli bangunan,

c)Menyewa bangunan,

d)Menerima hibah bangunan

e)Menukar bangunan

Pengadaan tanah, dapat dilakukan dengan cara membeli, menerima bahan, menrima hak pakai, dan menukar

3.Pemakaian Dan pemeliharaan

Ada dua prinsip yang harus diperhatikan dalam pemakaian perlengkapan kantor yaitu Prinsip efektifitas Dan Prinsip Efisiensi.

Prinsip efektifiats berarti semua pemakaian perlengkapan kantor harus ditunjukkan semata-mata untuk memperlancar pencapaian tujuan kantor baik secar langsung maupun tidak langsung.

Adapun Prinsip efisiensi berarti pemakaian semua perlengkapan kantor secara hemat dan hati-hati sehingga semua perlengkapan yang ada tidakmudah habis, rusak ataupun hilang.

Pemeliharaan melakukan kegiatan yang terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik atau selalu siap untuk dipakai menurut waktunya, pemeliharaan dibedakan dala 2 jenis yaitu:

a )Pemeliharaan sehari-hari, dan

b) Pemeiharaan berlaka

4. Pengurusan dan pencataan

Semua Sarana dan prasana harus diinventasisari secara priodi. Artinya secara teratur dan tertib berdasarkan ketentuan atau pedoman yang berlaku. Me;a;ui inventarisasi, perlengkapan kantor diharapkan dapat tercipta administrsi barang, penghematan keuangan dam mempermudah pemeliharaan dan pegawasan. Apabila dalam inventarisasi terapat sejumlah pelengkapan yang sudah tidak layak pakai maka perlu dilakukan penghapusan atau pergantian.

5. Pertanggung jawaban

Penggunaan sarana dan prasarana inventaris kantor harus dipertanggungjawabkan dengan jalan membuat laporan penggunaan  barang-barang ersebut dilnjutkan kepada instansi erkait. Laporn tersebut sering disebut dengan mutasi barang. Pelaporan dilakukan sekali dalam setiap triwulan kecuali bila dikantor itu ad barang rutun dan barang proyek maka pelaporanpun harus dibedakan.

C.Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Fungsi utama sarana danprasarana adalah sebagai berikut:

 Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan

Meningkatkan produktifitas

Hasil kerja lebih berkualitas dan terjamin

Lebih memudahkan dalam gerak para pengguna

Ketepatan susunan stabilitas pekerjalebih terjamin

 Menimbulkan rasa kenyamanan bagi orangorang yang berkepentingan, dan

 Menimbulkan rasa puas

D.  Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana

Tujuan administrasi sarana dan prasarana secara umum adalah memberikan pelayanan secara profesional dibidang sarana dan prasarana dalam rangka terselenggaranya proses administrasi kantor secara efektif dan efisien.

Adapun tujuan khususnya adalah :

  Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana melalui sistem perencanaan dan pengadaan yang hati-hati dan seksama.

 Untuk megupayakan sarana dan prasarana secara tepat dan efisien sehingga keberadaan nya selalu dalam kondisi siap pakai.

E.   Prinsip Prinsip Pengelolaan Sarana dan Prasarana

Mnurut Hunt Pierce ada beberapa prinsip dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor yaitu sebagai berikut:

1) Lahan bangunan dan peralatan srta perabot kantor harus menggambarkan cita dan citra  intansi dan masyarakat.

2) Perencanaan lahan bangunan dan perlengkapan-perlengkapan erabot kantor hendaknya merupakan pancaran keinginan ersama dan dengan pertmbangan suatu tim ahli yang cukup cakap yang ada di masyarakat.

3)  Lahan bangunan dan perlengkapan-perlengkapan perabot kantor hendaknya disesuaikan dan memadai bagi kepentingan karyawan.

F. Perencanaan Kebutuhan, Pengadaan dan pengembangan Sarana dan Prasarana Kantor

Perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengembanan sarana dan prasarana merupakan pekerjaan yang kompleks karena harus terintegrasi dengan rencana pembangunan baik nasiona, regional, maupun lokal. Perencanaan ini merupakan sistem perencanaan terpadu dengan perencanaan pengembangan tersebut. Kebutuhan sarana dan prasarana kantor tergantung pada jenis program pendidikan dan tujuan yang ditetapkan.

o    Perencanaan pengadaan tanah untuk gedung dan bangunan kantor

o    Perencanaan pengadaan bangunan sebagai kantor

o    Perencanaan pengadaan perabot dan perlengkapan kantor

o    Inventarisasi sarana dan prasarana kantor

o    Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor

o    Peggunaan sarana dan prasarana kantor

o    Penghapusan sarana dan prasarana kantor

G.   Inventarisasi Sarana dan Prasarana

Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah sebuah kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat, inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

Tujuan Inventarisasi Sarana dan Prasarana kantor adalah sebagi berikut :

1.       Agar peralatan kantor tidakmudh hilang.

2.       Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang.

3.       Memudakan dalam pengawasan.

4.       Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

Untuk memudahkan proses innventarisasi, diperukan buku-buku atau format pencataan. Berikut ini bebrapa conoh buku inventarisasi sarana dan prasana kantor:

1.       Buku Induk barang Inventaris

Buku Induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah dimiliki oleh suatu kantor.

2.       Buku Golongan Barang Inventaris

Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan.

3.       Buku Catatan Barang Noniventaris

Buku Catatan Barang Noniventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang noninventaris (Barang yang belum diketahui asa usulnya) yang ada di suatu kantor.

DAFTAR PUSTAKA

http://iriasah.blogspot.co.id/2016/01/administrasi-sarana-dan-prasarana.html